Povratna informacija kot orodje učinkovite komunikacije

V sodobnem poslovnem okolju, kjer so spremembe hitre, pričakovanja velika in odnosi med zaposlenimi kompleksni, je povratna informacija eno najmočnejših orodij, ki jih imajo vodje in zaposleni za rast, učenje ter izboljšanje sodelovanja. Brez nje ni mogoče razvijati ne posameznika ne podjetja. A da bi povratna informacija res služila svojemu namenu, mora biti del učinkovite komunikacije, ki je jasna, spoštljiva in usmerjena k razvoju.

Zakaj je povratna informacija tako pomembna?

Povratna informacija (angleško feedback) je odziv druge osebe na naše vedenje. Gre za sporočilo, kako ta oseba zaznava naš način dela, prispevek in odnos. V delovnem okolju jo lahko poda tako vodja kot sodelavec, lahko tudi stranka. Namen povratne informacije je želja ali zahteva druge osebe po utrditvi ali spremembi našega vedenja. Lahko je podana na bolj ali manj konstruktiven način.

Raziskave potrjujejo, da se zaposleni počutijo bolj zavzete, uspešne in pripravljene sodelovati, kadar prejemajo redne, jasne in konstruktivne povratne informacije.¹ Takšna sporočila nam omogočijo razjasniti situacijo, videti in razumeti različne perspektive, prevzemati odgovornost za svoje vedenje ter se bolje odločati.

Povratna informacija je ključna za:

• izboljšanje komunikacije in odnosov v podjetju oz. delovni organizaciji,

• doseganje zastavljenih ciljev in dvig zavzetosti zaposlenih,

• razvoj posameznikov in celotne ekipe,

• ustvarjanje kulture zaupanja in spoštovanja.

Kako razlikovati med pohvalo in kritiko?

Povratna informacija je lahko podana kot pohvala ali kritika. Na naših delavnicah v O.K. Consulting učimo, da je pohvala namenjena stabilizaciji zaželenega vedenja, medtem ko je kritika namenjena korekciji nezaželenega vedenja.

Pohvala – krepitev želenega vedenja

• Naj bo realna in primarno osredotočena na konkretno vedenje, ne na osebo.

• Podana naj bo pravočasno in razumljiva za sogovornika.

• Spremljajmo tudi neverbalno komunikacijo, ki mora izražati iskrenost.

Primer:
»Na včerajšnjem sestanku si jasno predstavil ključne točke projekta in s tem pripomogel k hitrejši odločitvi.«

Kritika – korekcija nezaželenega vedenja

• Usmerjena naj bo vedno na vedenje, ne na osebo.

• Vključuje jasen opis problema, posledice in pričakovano spremembo.

• Podati jo je treba pravočasno in v zasebnem okolju.

Primer:
»Moti me, da si včeraj opravil le 6 namesto 8 dogovorjenih obiskov pri strankah. S tem tvegamo padec prodaje. V prihodnje pričakujem, da boš opravil vse planirane obiske.«

Zakaj je sprejemanje povratne informacije pogosto težko?

Sprejemanje povratne informacije je lahko težko iz več razlogov. Morda je ta podana na nespoštljiv način ter s slabimi nameni. Takšne povratne informacije nam ni potrebno sprejeti, saj več pove o osebi, ki jo sporoča, kot o nas samih. Če pa nam je težko sprejeti katero koli povratno informacijo, pa velja pri sebi razmisliti, zakaj je temu tako.

Na naših delavnicah in coachingih izpostavljamo tri sprožilce blokad, ki lahko preprečijo sprejem povratne informacije.

1. Resničnost – »To ni res!«

Oseba, ki daje povratno informacijo, ima drugačno zaznavo situacije kot oseba, ki jo prejema. Rešitev: razjasnitev zaznave situacije s strani obeh oseb preko aktivnega poslušanja.

2. Odnos – »Kdo si ti, da mi to govoriš?«

Oseba, ki prejema povratno informacijo, oceni, da je sporočevalec neustrezen za dajanje te (npr. premalo kompetenten). Rešitev: trud za gradnjo odnosa in zaupanja med sogovornikoma.

3. Identiteta – »To nisem jaz.«

Prejemnik zamenjuje kritiko vedenja s kritiko osebnosti. Rešitev: vztrajanje pri spoštljivi, konstruktivni in odločni komunikaciji s strani prejemnika.

Kako lahko vodja razvije učinkovito komunikacijo skozi povratne informacije?

1. Vzpostavite jasen namen

Preden podate povratno informacijo, se vprašajte: Kaj želim, da oseba razume in spremeni?

2. Uporabljajte model »VEDENJE – UČINEK – NAMERA«

• Vedenje: Kaj je oseba storila (dejstvo).

• Učinek: Kako je to vplivalo na delo/ekipo.

• Namera: Pojasnite svoj namen, da oseba razume, da želite izboljšanje, ne kaznovanja.

3. Prakticirajte jasnost in spoštovanje

Jasna komunikacija pomeni, da povratno informacijo oblikujete preprosto in konkretno. Spoštljiva komunikacija pomeni, da ohranite dostojanstvo sogovornika, tudi ko izražate kritiko.

4. Ustvarite kulturo povratnih informacij

Povratna informacija ne sme biti enkraten dogodek, ampak del vsakodnevne komunikacije zaposlenih. Le tako lahko podjetje dolgoročno raste.

Povratna informacija kot del organizacijske kulture

Delovne organizacije, ki vlagajo v razvoj komunikacijskih veščin in vpeljujejo kulturo redne povratne informacije, dosegajo boljšo učinkovitost in bolj zadovoljno ekipo.²

To pomeni:

• večje zaupanje med zaposlenimi in hitrejše reševanje konfliktov,

• večjo poslovno uspešnost, doseganje ciljev in inovativnost,

• skupno zasledovanje vizije organizacije.

Kako vam lahko pomaga O.K. Consulting?

Na naših delavnicah in treningih učimo vodje, time in zaposlene, kako povratne informacije uporabiti kot orodje za razvoj, ne kot kritiko osebnosti. S praktičnimi vajami, igranjem vlog in primeri iz prakse udeleženci pridobijo veščine, ki jih takoj prenesejo v svoje delovno okolje.

Preverite naš program treningov poslovne komunikacije in odkrijte, kako lahko tudi vaša ekipa povratne informacije spremeni v moč za rast.

Zaključek

Povratna informacija je darilo – če je podana pravilno. Postane močno orodje za učinkovito komunikacijo, rast zaposlenih in uspeh podjetja. Vodje, ki obvladajo veščino jasnega, spoštljivega in razvojno usmerjenega podajanja povratnih informacij, gradijo zaupanje, povečujejo zavzetost in ustvarjajo kulturo, kjer se vsak zaposleni počuti slišan, podprt in cenjen.

Viri:

1. McLain, D. in Nelson, B. (2022). How Effective Feedback Fuels Performance. Gallup. Pridobljeno s https://www.gallup.com/workplace/357764/fast-feedback-fuels-performance.aspx

2. Ledford, G. E. Jr. in Schneider, B. (2018). Performance Feedback Culture Drives Business Impact. Technical Report. Pridobljeno s https://www.researchgate.net/publication/326785690_Performance_Feedback_Culture_Drives_Business_Impact