Raziskave poročajo, da je le okoli 66 % zdravstvenih delavcev imelo dobre navade upravljanja časa. Velikokrat je to posledica pomanjkanja osebja na tem področju, zaradi česar morajo ti opravljati več delovnih nalog. Tako se tudi ne zmorejo os
redotočiti zgolj na svoje delo in na paciente.
Tukaj je primer Tajde:
Tajda je letos dobila svojo prvo službo kot medicinska sestra, kjer pretežno skrbi za potrebe pacientov. Vnaprej si mora načrtovati dnevna in mesečna opravila, da bo dosegla kvoto storitev, ki je predpisana za njeno delovno mesto. Vse je prepuščeno njej, pri čimer pogreša nekakšno vodstvo oz. pomoč, kako naj si razporedi čas za optimalno opravljanje svojega dela.
Prepogosto se zgodi, da se od začetka novih zaposlenih v zdravstvu ne uči, kako naj si razporeja svoj delovni čas, da bodo lahko zagotovili ustrezne pogoje za optimalno opravljanje svojega dela. Ta problem pogosto ni niti naslovljen, dokler oseba ni že globoko zakopana v množico delovnih nalog. Sčasoma se zaposleni sam nauči, kako naj upravlja svoj čas, ker si je do takrat najbrž nabral že dovolj izkušenj in postal suveren pri prioritizaciji svojih delovnih nalog.
Glavna posledica neučinkovitega upravljanja s časom je lahko zmanjšana kakovost oskrbe pacientov (npr. zamude pri oskrbi, površno pregledovanje/zdravljenje,, neodzivnost ipd.). Slabša oskrba zaradi narave dela v zdravstvu v prihodnosti povzroči še večjo količino delovnih nalog. Osebje v zdravstvu je zaradi tega lahko po preobremenjeno brez vidnega razloga. Posledično se začnejo pojavljati tudi dejavniki, kot so stres, utrujenost in izgorelost, kar še dodatno zmanjšuje delovno učinkovitost in povečuje pojavnost napak pri delu.
Tako se zaradi preobremenitev delavci znajdejo v samoojačujoči spirali. Zaposleni, ki občutijo, da svoj čas porabljajo neučinkovito in so kronično preobremenjeni, so manj zadovoljni z delom, kar vodi v nižjo motivacijo, konflikte in pogosto tudi iskanje zaposlitve drugje.
Poglejmo, kaj se dogaja pri Tajdi.
Že zdaj se počuti preobremenjeno, saj veliko časa porablja še za stranske naloge, s katerimi lahko potem opravlja svoje delovne naloge. Na začetku se napreč še lovi, koliko delovnih nalog naj opravi, da bi dosegla letno kvoto storitev. Pri tem čuti tudi pritisk, koliko dopusta si lahko vzame in kolikokrat “sme" biti bolna, brez posledic za doseganje te kvote. Tajda želi svoje delo opravljati kakovostno, tudi če za to sebe postavi na stranski tir. Zaradi tega tudi že čuti nekatere znake izgorelosti.
Kaj lahko ukrene zdravstveni delavec?
Ali drugače: kaj je ukrenila Tajda?
1. Naredi dnevne/tedenske/mesečne/letne načrte
Tajda si je naredila dnevni urnik s storitvami, ki so v tem jasno razporejene in časovno opredeljene. Tako za vsak dan ve, koliko storitev je opravila in koliko jih še mora.
2. Razvije veščino postavljanja prioritet
Svoje dolžnosti je razporedila v tri kategorije: nujno (npr. stvari, ki jih moram čim prej opraviti), pomembno (npr. dokumentacija, ki mora biti oddana) in nepomembno (npr. naloge, ki lahko počakajo).
5. Jasno komunicira na delovnem mestu
Tajda je v neprestanem stiku s svojimi sodelavci ter vodjo. Skupaj se dogovarjajo o razporeditvi zadolžitev ter časovnem obdobju, ko morajo biti opravljene. V primeru časovne stiske, se Tajda z njimi dogovori, da ji priskočijo na pomoč ali prevzamejo posamezno zadolžitev.
6. Skrbi zase
Načrtovanje odmora je ključnega pomena, zato si Tajda tega skrbno načrtuje v obliki mikro odmorov (5 minut) po potrebi, da lahko ohranja svojo zbranost pri delu.
7. Udeleži se usposabljanj za načrtovanje in upravljanje časa
Ker je bilo na delovnem mestu več posameznikov s podobnimi težavami kot Tajda, so se odločili poiskati več informacij, nasvetov ter usmeritev izkušenih strokovnjakov s tega področja. Izbrali so delavnico o upravljanju časa. Tam bodo bolj
e spoznali sebe, "kradljivce" časa v delovnem okolju in pri sebi ter pod strokovnim vodenjem našli načine najboljšega razprejanja časa, ki bo skladen tako z zahtevami in možnostmi delovnega okolja kot lastnih zmožnosti.
Za Tajdo in vse zaposlene z podobnimi izzivi glede upravljanja s časom na O. K. Consulting ponujamo delavnico na to temo. Več o vsebini takšne delavnice preberite tukaj ali nas kontaktirajte.
