Vloga delovnega okolja pri uspešnem timskem delu

Uspešnost timskega dela v delovnih organizacijah ni odvisna zgolj od članov tima, temveč – v zelo pomembni meri - od podpornega okolja in sistemskih pogojev, ki jih oblikujejo vodstvo, kadrovska služba in vodje.¹ Timi so lahko sestavljeni iz vrhunskih strokovnjakov, pa vseeno delujejo pod svojimi zmožnostmi, če organizacija ne zagotovi spodbudnega okolja za timsko delo.

Tim je skupina medsebojno soodvisnih članov, ki si prizadevajo za dosego skupnega cilja. Postaviti posameznike skupaj, jim dati nalogo, nato pa zgolj pričakovati, da bodo delali timsko in bili pri tem uspešni, je premalo. Uspešnost timov najbolj napovedujejo dejavniki, kot so psihološka varnost v delovnem okolju in kultura sodelovanja, vodstvene odločitve, ki podpirajo timsko delovanje, ter uspešno vodenje timov preko jasnosti ciljev ter reševanjem zastojev tima.^2,3 To so elementi, ki jih ne določa posameznik, temveč se oblikujejo na sistemski ravni.

Timsko delo uspeva šele, ko so sistemski pogoji in kultura organizacije usklajeni s potrebami tima.

V tem kontekstu imajo vodstvo, kadrovska služba in vodje ključno vlogo: prav oni ustvarjajo okolje, v katerem lahko timi dosegajo vrhunske rezultate. V tem članku bomo zato osvetlili, kako njihove odločitve oblikujejo pogoje za uspešno timsko delo.

Vloga vodstva pri uspešnem timskem delu

Vodstvo ima najmočnejši sistemski vpliv na to, ali timsko delo v organizaciji sploh lahko uspe. Čeprav so lahko posamezni timi v velikih organizacijah zelo daleč od vodstva (v smislu komunikacije), so bili ti timi oblikovani s ciljem, da prispevajo k uspehu celotne organizacije. Vodstvo se mora torej zavedati, da se je pomembno ukvarjati s timi – ne z vsakim timom v podjetju, temveč z grajenjem in vzdrževanjem temeljev, ki bodo time podprli.

Eden od pomembnih temeljev uspešnega timskega dela je psihološka varnost v delovnem okolju. Če imajo zaposleni občutek, da lahko prispevajo, delijo svoje ideje, naredijo napake in se na njih učijo ter zaupajo sodelavcem in nadrejenim, je takšno okolje dovolj varno za sodelovanje in inoviranje. Takšna kultura se gradi postopoma in dalj časa ter potrebuje jasno podporo vodstva preko vrednot, ki jih vodstvo utrjuje, ter odločitev, ki jih sprejema.

Vodstvo lahko uspešnost timskega dela podpre preko strateških odločitev, s katerimi spodbudi transparentnost, decentralizacijo odločanja in ustrezno nagrajevanje timskega doprinosa. Ob strogi hierarhiji, nejasnih prioritetah organizacije ali preobremenjenih procesih odločanja, timi izgubljajo energijo za koordinacijo namesto za ustvarjanje vrednosti.

Vodstvo ne oblikuje samo strategije, ampak postavlja tudi temelje za timsko kulturo skozi svoje vrednote, odločitve in zgled.

Konkretna podpora vodstva za timsko delo v organizaciji:

• Vzpostavi vrednote in vedenjske standarde, ki spodbujajo psihološko varnost, odprto komunikacijo in spoštovanje različnih perspektiv.

• Določi jasen strateški namen timskega dela ter s tem definira, zakaj timi obstajajo, kako prispevajo k ciljem organizacije, kje so meje in odgovornosti timov.

• Poenostavi strukture odločanja, kar pomeni zmanjševanje nepotrebnih odobritev, poenostavljanje procesov ter prenos operativnih odločitev na najbližje nivoje izvajanja.

• Zagotovi ustrezne vire za timsko delo, kot so: čas za sodelovanje, ustrezno število zaposlenih, orodja za komunikacijo, prostori za skupno delo, sredstva za razvoj kompetenc ter podporni programi za vodje timov.

• Je zgled timskega dela, kar pomeni, da vodstvo samo sodeluje na način, ki ga želi videti pri drugih, in s tem postavlja standard.

Vloga kadrovske službe pri uspešnem timskem delu

Kadrovska služba odigra vlogo pri tem, ali se timsko delo v organizaciji lahko razvije v stabilen, učinkovit način delovanja v organizaciji. Oblikuje in vzdržuje različne organizacijske in kadrovske procese in sisteme (kultura sodelovanja, usposabljanje vodij in zaposlenih za timsko delo, kriteriji in načini nagrajevanja …), ki vplivajo na to, ali bodo zaposleni naklonjeni timskemu delu ter kako bodo pri tem uspešni.

Sodobne kadrovske službe niso več administrativne enote in podaljšek vodstva, temveč strateški partner in povezovalec vseh nivojev podjetja. Kadrovska služba skrbi za usklajenost različnih struktur in ravni podjetja – strategije, kulture, kadrovskih sistemov in vsakodnevnega delovanja vsakega zaposlenega. Če kadrovska ne zmore poenotiti vsega tega, se timsko delo oteži. V delovnem okolju, ki je togo, individualistično ali usmerjeno v nadzor, timi ne zmorejo delovati povezovalno, z doprinosom in agilno, kar je glavni rezultat timskega dela.

Kadrovska služba oblikuje sistemske pogoje, ki zaposlenim omogočajo sodelovanje, učenje in doseganje skupnih ciljev.

Organizacije, ki želijo vzpostaviti sodelovalno kulturo in podpreti timski način delovanja, potrebujejo kadrovske strokovnjake, ki razumejo psihologijo timov, načela organizacijskega vedenja in mehanizme psihološke varnosti, postavijo podporne sisteme timskemu načinu dela ter slednje jasno komunicirajo. To jim uspe z različnimi aktivnostmi za utrjevanje kulture sodelovanja, izdelanimi kompetenčnimi modeli ter skrbno izbranimi usposabljanji vodij in timov.

Konkretna podpora kadrovske službe za timsko delo v organizaciji:

• Sodeluje z vodstvom pri oblikovanju in utrjevanju sodelovalne kulture, določa vrednote, standarde in komunikacijske prakse za povezovanje, preglednost in odprto reševanje izzivov.

• Izvaja aktivnosti za utrjevanje sodelovanja, kot so rituali srečanj, skupno učenje, delavnice, medoddelčno povezovanje in mentorstvo.

• Vzpostavi kadrovske procese, ki nagrajujejo timski doprinos, s čimer poudarja pomen sodelovanja.

• Razvije kompetenčni model timskega dela, povezan z izborom, razvojem in ocenjevanjem zaposlenih.

• Uvede sistemske mehanizme podpore timom, vključno s spremljanjem dinamike, psihološke varnosti in podporo pri konfliktih ter timskih procesih.

Vloga vodij pri uspešnem timskem delu

Vodje so tisti, ki so v najbolj neposrednem stiku s timi in njihovim načinom delovanja. Če da vodstvo zeleno luč kulturi sodelovanja in timskemu načinu dela, kadrovska zagotovi infrastrukturo za timsko delo, so vodje tisti, peljejo tim iz dneva v dan. Vodje so »prevodniki« vseh sprejetih odločitev in postavljenih sistemov ter lahko odločilno regulirajo uspešnost timskega dela.

Vodje so tisti, ki vsakodnevno prevajajo strategijo v prakso ter zagotovijo okolje, v katerem timi uspevajo.

Vodja zagotovi ali onemogoči spodbudno mikro-okolje za timsko delo. Zelo pomembna je usposobljenost vodje za vodenje ljudi in procesov. Usposobljen vodja zna in zmore vzpostaviti psihološko varno in motivirajoče okolje. Spretno izvaja delovne procese in dosega cilje. Pozna svoje sodelavce, ki jih vodi, ustrezno jim razporeja delo ter jih spodbuja k njihovemu razvoju.

Vloga vodje pri uspehu njegovih timov se veže na sposobnost oblikovanja in razvijanja uspešnih timov ter reševanja zastojev tima. Vodje v sodobnih, kompleksnih okoljih ne delujejo več kot nadzorniki, ampak kot spremljevalci in usmerjevalci procesov v timu. Tim seznanijo z jasnimi cilji, odločitve o procesu dela pa predajo timu. Spremljajo, kako tim uporablja svoje talente, ter rešujejo zastoje. So kot manj vidni član tima, ki v ospredje stopi občasno, ima pa zelo pomembno vlogo.

Konkretna podpora vodje za timsko delo v organizaciji:

• Ustvarja psihološko varno okolje, spodbuja odprto komunikacijo, priznava napake in omogoča zaposlenim izražanje dvomov, predlogov in skrbi brez strahu.

• Jasno postavlja cilje in pričakovanja, hkrati pa timu daje avtonomijo pri oblikovanju poti do rezultata, kar krepi občutek lastništva in odgovornosti.

• Spremlja dinamiko tima, prepoznava zgodnje znake konfliktov, preobremenjenosti ali neravnovesja v vlogah ter aktivno posega ob neproduktivnih vzorcih.

• Usklajuje talente in kompetence, prilagaja razporeditev dela in spodbuja razvojne priložnosti za dolgoročno rast tima.

• Vzpostavlja redne rituale sodelovanja, kot so tedenski pregledi, usklajevalni sestanki in deljenje znanja, s čimer krepi preglednost in stalno izboljševanje procesov.

Zaključek: timsko delo kot rezultat integriranega sistema

Predstavljeni akterji uspešnosti timskega dela v organizaciji – vodstvo, kadrovska in vodje – pomembno vplivajo na to, ali postane timsko delo organizacijska zmogljivost ali pa ostane odvisno od volje posameznikov.

Uspešno timsko delo ni naključje, temveč rezultat integriranega sistema, ki vključuje usklajeno strategijo, podporno kulturo, strukturirane procese in učinkovito vodenje. Vodstvo postavlja okvir in kulturo, kadrovska služba skrbi za vzpostavitev sistemov, razvoj kompetenc in podporo, vodje pa vsakodnevno prevajajo strategijo v prakso. Brez integriranega pristopa, kjer so vse tri dimenzije usklajene, timsko delo ne more doseči svojega polnega potenciala.

V naslednjem članku bomo podrobneje obravnavali še vlogo posameznika in njegove kompetence pri uspešnem timskem delu.

Viri:

1. Hackman, J. R. (2002). Leading teams: Setting the stage for great performances. Harvard Business School Press.

2. Google re:Work. (2016). Project Aristotle: Understanding team effectiveness. Pridobljeno s https://rework.withgoogle.com/intl/en/guides/understanding-team-effectiveness

3. Gratton, L. in Erickson, T. J. (2007). Eight ways to build collaborative teams. Harvard Business Review. Pridobljeno s https://hbr.org/2007/11/eight-ways-to-build-collaborative-teams